KVK Politikası
1. Yasal Dayanak
Anayasa'nın 20. maddesinde düzenlenen; herkesin, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahip olduğu, bu hakkın; kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsadığını, kişisel verilerin, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebileceğini temel yasal dayanak alarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca Kişisel Verilerin hukuka uygun olarak korunması ve işlenmesine azami önem veriyor ve tüm planlama ve faaliyetlerimizde bu özenle hareket ediyoruz.
Şirket olarak, özel hayatın gizliliğinin temeli olan Kişisel Verilerin korunması ve işlenmesi için tüm idari ve teknik tedbirleri alıyor, personelimize 5237 sayılı Türk Ceza Kanununun (TCK) 135. madde ve devamında düzenlenen yasal yaptırımlar konusunda bilgilendirme ve uyarılarda bulunuyoruz.
2. Amaç
Yürürlükte bulunan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması hakkındaki Kanunu ile, kişisel verilerin işlenmesinde, başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin korunması ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esaslar düzenlenmiştir.
Söz konusu düzenleme de dikkate alınarak hazırlanan politikamızın amacı; kişisel verilerin korunması hakkındaki yükümlülüklere uyumun sağlanması, Şirketimizin gerçekleştirdiği faaliyetler kapsamında temin edilen bilgilerin işlenmesi, aktarılması ve gizliliğinin korunması ile ilgili hususların risk temelli bir yaklaşımla değerlendirilerek, stratejilerin, kurum içi kontrol ve önlemlerin, işleyiş kurallarının ve sorumlulukların belirlenmesi ile kurum çalışanlarının bu konularda bilinçlendirilmesidir.
3. Kapsam
Bu politika; müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, Şirket hissedarlarının, Şirket yetkililerinin, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
4. Tanımlar
4.1. Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
4.2. Anonim Hale Getirme: Kişisel verinin, kimliği belli veya belirlenebilir biri ile ilişkilendirilebilme niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir.
4.3. Çalışan: Şirket ile arasında yapılmış olan iş akdi gereğince Şirkette çalışmakta olan kişiler.
4.4. Çalışan Adayı: Şirkete herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Şirketin incelemesine açmış olan gerçek kişiler.
4.5. Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Örneğin; ad-soyadı, TC, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası vb.
4.6. Kişisel Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Müşteriler ve çalışanlar.
4.7. Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
4.8. Müşteri: Şirket ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirketin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri kullanan veya kullanmış olan gerçek kişiler.
4.9. Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
4.10. Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri yöneten kişi.
4.11. Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi.
5. Kısaltmalar
- KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
- KVK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
- KVK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumu
- TCK: 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu
- TTK: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
- TBK: 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
6. Veri Kategorileri
Şirket aşağıdaki veri kategorilerine ilişkin verileri kaydedebilir, işleyebilir veya aktarabilir:
7. Kişisel Veri İşleme Amaçları
Şirket aşağıdaki amaçlara göre kişisel verileri kaydedebilir, işleyebilir veya aktarabilir:
- Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
- Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
- Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
- Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
- İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
- Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
- Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
- Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
- Ödeme İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi
- Yakıt Alım İşlemlerinin Yürütülmesi
- İndirim Hesaplamalarının Yapılması
- Fatura Düzenlenmesi ve İletilmesi
- Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
- Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Talep / Şikayetlerin Takibi
- Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
8. Kişisel Veri İşlenmesinin Hukuki Sebepleri
Kişisel verilerin işlenmesinin hukuki sebepleri KVKK 5. maddesinde düzenlenmiştir:
8.1. Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez.
8.2. Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan kişinin hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
9. Özel Nitelikli Kişisel Veri İşlenmesinin Hukuki Sebepleri
KVKK 6. maddesine göre; özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler tarafından işlenebilir.
10. Kişisel Veri Aktarım Alıcı Grupları
Şirket aşağıdaki gruplara kişisel verileri aktarabilir:
- İş Ortakları (Petrol Ofisi, Payten)
- Tedarikçiler
- Yetkili Kamu Kurum Ve Kuruluşları
- Hukuki Danışmanlar
- Mali Müşavirler
11. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Temel İlkeler
Kişisel veriler KVKK 4. maddesinde düzenlenen aşağıdaki temel ilkelere uygun olarak işlenir:
11.1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: Kişisel verilerin işlenmesinde kanunlarla ve diğer hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkelere uygun hareket edilmesi zorunluluğunu ifade eder.
11.2. Doğru ve gerektiğinde güncel olma: Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin korunması açısından gereklidir.
11.3. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: Veri sorumlularının veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemesi ve bu amacın meşru olması zorunludur.
11.4. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: İşlenen verilerin belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olması gerekir.
11.5. İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme: Kişisel verilerin amaçla sınırlılık ilkesi gereği işlendikleri amaç için gerekli olan süreye uygun olarak muhafaza edilmesi gerekir.
12. Aydınlatma Yükümlülüğü
Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında şirket tarafından ilgili kişiler bilgilendirilir. Bu bilgilendirme asgari olarak aşağıdaki konuları içerir:
- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği
- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği
- Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği
- Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi
- İlgili kişinin Kanunun 11. maddesinde sayılan hakları
13. İlgili Kişinin Hakları
KVKK Madde 11 uyarınca ilgili kişiler aşağıdaki haklara sahiptir:
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
- KVKK madde 7 şartları çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme
14. Kişisel Veri Güvenliği Tedbirleri
Şirket, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, muhafazasını sağlamak için aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır:
Veri Sorumlusu Bilgileri
Unvan: Filosistem
E-posta Adresi: info@filomatic.com.tr
Fiziki Posta Adresi: Adalet Mah. Manas Blv. Folkart Towers No:47B D:2601 Bayraklı/İZMİR